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Es posible que hayas tenido reuniones que se alargan más de la cuenta, en las que crees que no deberías estar porque los temas a tratar no afectan directamente a la gestión de tu trabajo, o en las que terminas con la sensación de no haber avanzado o resuelto los temas principales.

Veamos cuáles son los principales problemas que hacen que una reunión sea improductiva, para poder atajarlos y que optimices la gestión de tu tiempo y por lo tanto, la productividad de tu jornada laboral.

Organización y dirección de la reunión. Tratar temas de manera espontánea sin tener un guion preparado y sin que ninguno de los asistentes dirija los puntos a tratar y las intervenciones, hace que todos los asistentes hablen de manera natural exponiendo su opinión, pero en muchas ocasiones sin llegar al fondo de la cuestión. Es necesario que en una reunión de trabajo haya un moderador que dirija el equipo y sus intervenciones a la resolución de problemas y/o temas a tratar; que vaya dirigiendo el contenido de las intervenciones a la resolución real de los temas expuestos, y limite el tiempo y el valor de las mismas.

Duración de la reunión. Es habitual que las reuniones se alarguen en exceso, y no porque se traten más temas o se resuelvan más problemas, sino porque los participantes se exceden en su intervención con opiniones o comentarios que quizás sí están relacionados con la temática, pero que probablemente no aportan mucha más información de valor que el mensaje principal, ni resuelven ninguna otra problemática. Hay que intentar tratar y resolver los puntos expuestos sin divagar, centrándonos en esa temática y sin incorporar nuevos inputs que distraigan o que generen nuevas líneas de conversación no previstas.

Objetivo de la reunión. Hay reuniones que vienen programadas; mensualmente, semanalmente, o en distintos períodos de frecuencia. Si la reunión no tiene un objetivo concreto y está programada porque “tiene que estarlo”, es difícil que sea productiva y que sirva para solucionar problemas o ponerse al día con un proyecto. También es habitual que estén invitadas y asistan, distintas personas que forman parte de un mismo equipo, y que probablemente con uno de los componentes del equipo sería suficiente, de modo que el tema a tratar afecta de manera general al equipo y no a las tareas individuales de cada componente del mismo.

Ahora que ya conoces los principales factores que hacen que tus reuniones sean improductivas, aplícalos en las próximas y verás cómo aumenta no sólo tu productividad, sino la de todo el equipo.