Recursos

És possible que hagis tingut reunions que s'allarguen més del compte, en les que creus que no hauries d'estar perquè els temes a tractar no afecten directament a la gestió del teu treball, o en les que acabes amb la sensació de no haver avançat o resolt els temes principals.

Veiem quins són els principals problemes que fan que una reunió sigui improductiva, per tal que optimitzis el teu temps i per tant, la productivitat de la teva jornada laboral.

Organització i direcció de la reunió. Tractar temes de manera espontània sense tenir un guió preparart i sense que cap dels assistents dirigeixi els punts a tractar i les intervencions, fa que tots els assistents parlin de manera natural exposant la seva opinió, però en moltes ocasions sense arribar al fons de la qüestió. És necessari que en una reunió de feina hi hagi un moderador que dirigeixi l'equip i les seves intervencions a la resolució de problemes i/o temes a tractar; que vagi dirigint el contingut de les intervencions a la resolució real dels temes exposats, i limiti el temps i el valor de les mateixes.

Duració de la reunió. És habitual que les reunions s'allarguin en excès, i no perquè tractin més temes o es resolguin més problemes, sino perquè els participants s'excedeixen en la seva intervenció amb opinions o comentaris que potser sí estan relacionats amb la temàtica, però que probablement no aporten molta més informació de valor que el missatge principal, ni resolen cap altra problemàtica. S'han d'intentar tractar i resoldre els punts exposats sense divagar, centrant-nos en aquesta temàtica i sense incorporar nous inputs que distreguin o que generin noves línies de conversa no previstes.

Objectiu de la reunió. Hi ha reunions que venen programades; mensualment, setmanalment, o en diferents períodes de freqüència. Si la reunió no té un objectiu concret i està programada perquè "ha d'estar-ho", és difícil que sigui productiva i que serveixi per a solucionar problemes o posar-se al dia amb un projecte. També és habitual que estiguin convidades i assisteixin, diferents persones que formen part d'un mateix equip, i que probablement amb un dels components de l'equip seria suficient, de manera que el tema a tractar afecta de manera general a l'equip i no a les tasques individuals de cada component del mateix.

Ara que ja coneixes els principals factors que fan que les teves reunions siguin improductives, aplíca'ls a les properes i veuràs com augmenta no només la teva productivitat, sino la de tot l'equip.